公文格式基础知识问答

    一、公文一般分哪几个部分构成？
    正式印制的公文一般由3个部分组成：眉首、正文、版记。
    眉首：置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。
    主体：置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。
    版记：置于主题词以下的各要素统称版记。

    二、《国家行政机关公文格式》关于发文字号有什么规定？
    发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。
(常见问题主要有：1.部分机关发文字号居右排布；2.六角括号“〔〕”误用为方头括号“【】”、圆括号“（）”或者方括号“[ ]”；3.加“第”字，编虚位；4.字体用仿宋体以外的其他字体。)

    三、一般公文对公文各部分字体字号有什么要求？
    1. 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm.
    2.发文字号用3号仿宋体。
    3.公文标题用2号小标宋体字。
    4.正文到落款用3号仿宋体；“主题词”三字用3号黑体字，词目用3号小标宋体字。
    5.主题词以下部分用3号仿宋体字。
    6.页码用4号半角白体阿拉伯数码。
    四、联合行文应当注意哪些问题？

    1.不同序列机关联合行文按党、政、军、团体依次排列。
    2.行政机关联合行文时，主办机关排列在前。
    3.联合行文只标主办机关发文字号。
    4.联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
    5. 联合行文成文日期以最后签发机关负责人的签发日期为准。
    6. 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档。
    7. 联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
    8.联合行文用印按《行政机关公文格式》规定处理。

    五、公文的结构层次应该如何标示？
    结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。
    （常见问题有：“（一）”和（1）后加顿号，“1”后标顿号而非下脚点）

    六、公文标题是否加标点？
    公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

    七、公文如有附件应当如何标示？
    公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
    （常见问题：1.附件标示在公文生效日期后；2.附件序号使用汉字；3.所标示附件名称和实际附件的名称不完全一致；4.附件名称后加句号；5.“附件”二字后边的冒号和序号位置颠倒。）

    八、关于公文成文日期有什么规定？
    1. 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
    2. 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
    3. 单一机关行文成文时间右空4字。
    4. 两个机关行文左右各空7字，中间均匀拉开。
    5. 3个以上机关联合行文，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
    （常见问题：1.不以最后签发日期为准。2.“〇”打成插入特殊符号中“〇”以外的其他形状。3.成文日期位置随意。）

    九、公文首页、尾页是否可以没有正文？
    公文首页、尾页不能没有正文。
   （处理方法：联合行文或主送单位过多，首页不易排出正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。）

    十、公文版记部分包括哪些内容？
    公文版记部分包括主题词(“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。) 抄送(公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。)印发机关和印发时间(位于抄送机关之下，占1行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。)。
    （常见问题：1.没有版记部分。2.版记部分字体、字号、位置有误。3.为表示抄送单位层次差别中间加逗号。4.最后抄送机关后没有句号。5.在“抄送”前保留原来的“抄报”）

    十一、一般公文（不包含命令格式、信函格式、会议纪要格式）落款和用印格式有什么规定？
    1.印章是公文生效的标志。
    2.印下必须有字，不出现空白印章。
    3. 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。印章居中下压成文时间。
    4.两个机关行文，落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，上下居中下压成文时间，两印章不相交相切，间隔不超过3mm。
    5．多个机关联合行文，印章下压发文机关（可用简称）。每排最多3个。末排和数量少于上排时居中，印章下方右空二字标识成文日期。

    十二、和下列公文内容应适应的公文种类是什么？
    1.依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。(命令)
    2.对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（决定）
    3.向国内外宣布重要事项或者法定事项。（公告）。
    4．公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（通告）
    5.批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（通知）
    6.表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（通报）
    7.向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（报告）
    8.向上级机关请求指示、批准。（请示）
    9.答复下级机关的请示事项。（批复）
   10.对重要问题提出见解和处理办法。（意见）
   11．不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（函）